Google, además de ser una de las empresas más prestigiosas y grandes del mundo, ha venido evolucionando para brindar a sus usuarios un conjunto de herramientas que son de mucha utilidad para los negocios y en este artículo te las daremos a conocer, ya que todas ellas forman parte de lo que se conoce como Google Suite. Acompáñanos a descubrir de qué se trata.
Google Suite y su función
G Suite o conocido popularmente como “Google Suite”, es un grupo de recursos que la empresa Google proporciona en la nube, especialmente para el sector empresarial con el propósito de que la productividad aumente y los procesos puedan realizarse con mayor rapidez.
Google viene con un período de prueba de 14 días y posteriormente ofrece varias opciones en donde se debe seleccionar uno de los planes disponibles: básico, business o enterprise, cuyos costos van desde aproximadamente unos 6$ mensuales en adelante.
Google Suite es una de las mejores innovaciones de esta era digital, que sirve para enviar y recibir menajes, además de realizar trabajos en colaboración. Estas herramientas buscan, adicionalmente, cubrir todas las necesidades de las organizaciones para hacerlas más rentables y gracias a su implementación se ha conseguido reducir costos debido a que no requieren de hardware y software muy avanzados sino contar con una pequeña administración y gestión.
En definitiva, aparte de servirte para ahorrar dinero por la pequeña inversión que requiere, también te permite ahorrar tiempo. Una vez que formas parte de G suite, con tu negocio y se hace uso de la plataforma, abres paso a la oportunidad de aprovechar aplicaciones web y elementos como los que se describen a continuación.
Gmail o Correo Electrónico Corporativo
Lo más seguro es que ya cuentes con una cuenta en Gmail, pues actualmente es el tipo de correo electrónico más utilizado desde el año 2012 alrededor de todo el mundo y la versión popular y más frecuentada por los usuarios es la gratuita o abierta.
Sin embargo, en el caso del Gmail para empresas, Google Suite proporciona un correo que no será precisamente“@gmail.com”, este se verá reemplazado por el dominio de la empresa, por lo que va a verse mucho más profesional y formal.
Otros aspectos relevantes de la versión de Gmail en Google Suite para tu empresa o negocio son:
- Está libre de anuncios y publicidad.
- Posee mayor capacidad de alojamiento.
- Es posible incluir el logo de la organización en la interfaz.
Calendario sincronizado en la organización
Se trata de una aplicación incorporada para hacer las tareas de gestión de tu agenda y cuando es utilizada por las empresas, su uso es bastante recurrente, porque asiste a cada uno de los miembros de los diferentes equipos para que puedan coordinarse y saber la disponibilidad de tiempo de cada uno de ellos. Es sin duda una de las funciones más efectivas sobre todo cuando se sincroniza en los dispositivos móviles.
Conversaciones seguras y centralizadas con el chat
Aunque no es muy conocida esta función, G Suite da la posibilidad de entablar conversaciones corporativas y cuenta con una función que permite el control de la información para evitar compartir información indebida.
Algunas veces los usuarios no la emplean porque su contenido puede ser monitoreado en las empresas, sin embargo ofrece gran cantidad de funciones además de esta. Entre ellas es posible destacar las siguientes:
Hangouts para chat
Se emplea para conversaciones entre 2 usuarios o grupales, está integrado en gmail y usualmente se encuentra en funcionamiento, también incluye la opción de habilitar notificaciones para cualquier clase de recordatorio.
Meet para video-conferencias
Es muy similar al Skype, ya que se pueden hacer llamadas o videollamadas con una o más personas. Google Calendar en este sentido, genera de forma automatizada salas en donde las personas pueden reunirse para cada evento y así se agiliza la comunicación tanto entre los mismos miembros de la empresa, como con terceros que también hagan uso de Google Suite.
Google Drive para documentos en la nube
Esta es otra de las aplicaciones más conocidas, por ser un espacio donde se almacenan numerosos archivos. Se asemeja al Dropbox pero está integrado en el Google Suite y con herramientas ofimáticas, entre las que encontrarás:
- Documentos: es el Microsoft Word de este gran recurso de Google que brinda la alternativa de editar documentos y manipularlos a conveniencia, sin tener que instalar algo más.
- Hojas de cálculo: Si eres de los que están acostumbrados a trabajar con Microsoft Excel, Google Suite también te brinda la opción de trabajar con las hojas de cálculo pero para quienes tengan conocimientos más avanzados, podrán notar que hay funciones que son diferentes o que no están en comparación a la herramienta de office.
- Presentaciones: Este es un sustituto de Power Point y es una alternativa en caso de estar en una pc donde no cuentes con las posibilidades de abrir tus presentaciones con office, y no deberás temer que tu presentación se desfigure.
Como ves, aparte del almacenamiento cuentas con estas herramientas similares a las que ofrece Microsoft Office y están a tu disposición en la nube sin que deba preocuparte la versión, sincronización u otros inconvenientes que a veces suelen presentarse cuando se trata de programas.
Gracias a esto, numerosas organizaciones han dejado de invertir en las licencias de Microsoft Office para darle uso a estas, que prácticamente las reemplazan y pueden incluso ser más prácticas.
Todo en Mobile
Una de las características preferidas de los usuarios es poder configurar la cuenta al logearse desde cualquier dispositivo móvil sin importar qué tipo de sistema operativo tenga y de esta forma, poder aprovechar los servicios de G Suite.
Aunque sin duda la configuración con Android es la mejor y el proceso es sumamente rápido, con tan solo ingresar usuario y contraseña para tener al alcance de tu mano las herramientas mencionadas y mucho más con posibilidades de sincronizar.
Panel de administración
Podrás gestionar a todos los usuarios desde el panel de administración con respecto a contraseñas, accesos, entre otras cosas, para mantener seguridad y control de los procesos de la empresa, así como de cada componente por más simple que sea dentro de la estructura organizacional.
Beneficios
Ahora verás los beneficios que te aporta Google Suite de una forma más general, entre los que se encuentran:
- Soporte a través del correo electrónico y telefónico, durante las 24 horas y los 7 días de la semana con enlace directamente a Google.
- Permite reducir costos empresariales.
- Garantía de disponibilidad total con replicación sincronizada.
- Mayor capacidad de almacenamiento para correos electrónicos que el promedio de la industria. No hace falta eliminar correos, ya que se cuenta con un espacio de 30 GB para cada colaborador de la empresa.
- Interoperabilidad con Microsoft Outlook y BlackBerry.
- Poder acceder a las aplicaciones de MI, calendarios y correo electrónico desde celulares u otros dispositivos como tabletas.
- Seguridad líder en la industria.
- Control completo a nivel administrativo y de datos.
- Alternativas de asistencia útiles.
Esperamos que este artículo te haya sido útil para conocer más a fondo sobre Google Suite y todas las funciones que ofrece.
Apasionado y Blogger del Diseño Gráfico y la Creación Web.